Provinciaal Archief West-Vlaanderen

Het Provinciaal Archief is verantwoordelijk voor alle documenten opgemaakt of ontvangen door de beleidsorganen (provinciegouverneur, deputatie, provincieraad, provinciegriffier, arrondissementscommissarissen) en de verschillende provinciale diensten. Je vindt er geschreven en digitale archiefdocumenten vanaf 1794. 

Naast het eigenlijke provinciaal archief zijn er ook een aantal private archieven opgenomen.

Je kan het archief raadplegen in de leeszaal, volgens het leeszaalreglement.

Snuister in het archief

Adres en contactgegevens

Openingsuren

  • maandag
    09:00 tot 12:00
    13:00 tot 17:00
  • dinsdag
    09:00 tot 12:00
    13:00 tot 17:00
  • woensdag
    09:00 tot 12:00
    13:00 tot 17:00
  • donderdag
    09:00 tot 12:00
    13:00 tot 17:00
  • vrijdag
    09:00 tot 12:00
    13:00 tot 17:00
  • zaterdag Gesloten
  • zondag Gesloten

Sluitingsdagen

  • dinsdag 20 september 2022 Uitzonderlijk gesloten vanaf 12u
  • donderdag 22 september 2022 Uitzonderlijk gesloten
  • maandag 31 oktober 2022 Brugdag
  • dinsdag 1 november 2022 Allerheiligen
  • woensdag 2 november 2022 Allerzielen

Geschiedenis

Oorspronkelijk was het documenten- en archiefbeheer bij de Provincie decentraal georganiseerd: elke dienst stond zelf in voor de ordening, ontsluiting en tijdelijke bewaring van zijn dossiers of documenten, en maakte afspraken met het rijksarchief voor de uiteindelijke overdracht ervan. Om dit alles professioneler aan te pakken besloot het Provinciebestuur in 1994 het archiefbeheer centraal te organiseren. Er werd een archiefdienst opgericht, personeel aangesteld en een archiefmagazijn in twee pandgangen van het Grootseminarie te Brugge in gebruik genomen. De archiefdienst kreeg opdrachten mee op het vlak van ontsluiting en bewaring van het dynamisch en semi-statisch, maar ook statisch (of historisch) archief en op het vlak van de valorisatie ervan. In mei-juni 2003 werd een specifiek archiefgebouw in gebruik genomen, op wandelafstand van het Provinciehuis Boeverbos.

Geografische en culturele context

Het Provinciaal Archief is gevestigd in Brugge (Sint-Andries), de hoofdstad van de Provincie West-Vlaanderen. West-Vlaanderen is een van de vijf provincies van het Vlaams Gewest en tegelijk één van de tien provincies van België. Het is de meest westelijk gelegen provincie in Vlaanderen.

Bevoegdheden

In 1994 besloot het Provinciebestuur een dienst uit te bouwen voor het beheer van het dynamisch, semi-dynamisch en statisch eigen archief. Het Provinciaal Archief moet de archiefvorming en -selectie in de administratie begeleiden, archiefoverdrachten naar de archiefbewaarplaats voorbereiden, inventariseren en instaan voor de materiële bewaring en toegankelijkheid van de documenten en dossiers. Er werden ook nog enkele bredere taken toegewezen: verstrekken van inlichtingen over de provinciale documenten en meewerken aan historisch onderzoek, tentoonstellingen en andere educatieve projecten.

Administratieve Structuur

Het Provinciaal Archief is een sectie van de dienst Griffie & Fiscaliteit van de Provincie West-Vlaanderen.

Archiefbeheer

Met het oog op een goed en efficiënt documenten- en archiefbeheer naar de provinciale diensten toe werd een methodiek voor de archiefoverdrachten uitgewerkt waarbij de ‘Selectielijst Provinciaal Archief West-Vlaanderen’ met afspraken rond bewaring en vernietiging van dossiers en documenten een centrale rol inneemt. Al de overdrachten worden door het archiefpersoneel opgevolgd en ingevoerd in ‘Probat’. Regelmatig wordt door privépersonen of andere organisaties gevraagd om archiefbestanden van privaatrechtelijke oorsprong in het Provinciaal Archief op te nemen. Voor zover het aangebodene enige band heeft met de aanwezige archiefreeksen wordt daar op ingegaan. Bij elke overname wordt een contract van permanente bruiklening of schenking afgesloten tussen de bewaargever(s) en de Deputatie of de Provincieraad, of de documenten worden onder handgift opgenomen.

Gebouwen

Het archiefgebouw omvat een voorbouw in twee bouwlagen en een depot. De moderne depotinfrastructuur met een capaciteit tot 12.000 strekkende meter, laat toe alles in de beste omstandigheden te bewaren. Er is een klimaatsysteem dat ingesteld is op een temperatuur van 18°C en een relatieve vochtigheid van 50-55%. Het is uitgerust volgens de hedendaagse vereisten: volledig brand-, diefstal- en klimaatveilig, onderhoudsvriendelijk en met een correcte verlichting.

Archieven en ander bewaard materiaal

Het provinciaal archief omvat documenten afkomstig van de beleidsorganen (Provinciegouverneur, Deputatie, Provincieraad, Provinciegriffier en Arrondissementscommissarissen) en van de diensten, die instaan voor de voorbereiding en uitvoering van de beslissingen genomen door het beleid en voor enkele specifieke taken die toevertrouwd werden van hogerhand. De belangrijkste archiefreeksen zijn: - de processen-verbaal van de Provincieraad; - de notulen van de Deputatie; - de provinciale begrotingen en rekeningen; - de atlassen van de buurtwegen; - de atlassen van de onbevaarbare waterlopen - de aanvraagdossiers voor milieuvergunningen - de dossiers betreffende lokale verkiezingen; - de documenten van het administratief toezicht op de lokale besturen. Daarnaast zijn een aantal aanvullende private archieven in permanente bruiklening opgenomen.

Zoekinstrumenten en gidsen

Een overzicht van de publicaties (zoekinstrumenten en gidsen) is te vinden op https://www.west-vlaanderen.be/over-west-vlaanderen/archief/bronnen-en-publicaties-voor-onderzoek.

Dienstverlening bij onderzoek

Vragen om verwijzingen naar relevante archiefstukken worden gratis beantwoord. Bij vragen voor uitgebreide opzoekingen in de archiefdocumenten zelf wordt een kostprijs aangerekend.

Reproductiemogelijkheden

Van alle documenten zijn fotokopieën of scans te bekomen. Enkel het archiefpersoneel maakt de fotokopieën en scans aan. De tarieven voor het bekomen ervan worden in de leeszaal bekendgemaakt. Het archiefpersoneel heeft het recht om het fotokopiëren of scannen te verbieden uit preserverings- of conserveringsoverwegingen. Alle documenten mogen vrij gefotografeerd of gefilmd worden in afspraak met het archiefpersoneel.

Publieke ruimtes

Sinds eind 2013 kunnen de bezoekers gratis in de leeszaal gebruik maken van draadloos internet (Wi-Fi – PWV_PUBLIEK). De gebruiker dient enkel de gebruiksvoorwaarden te aanvaarden. Er is geen specifieke toegangscode vereist.

Bereikbaarheid en toegankelijkheid

Het gebouw is toegankelijk voor rolstoelgebruikers. Een kosteloze parking bevindt zich vlak voor het archiefgebouw. Het is ook eenvoudig te bereiken met het openbaar vervoer vanaf het station Brugge: - buslijn 5 - Sint-Andries (Hermitage) - buslijn 15 - Sint-Andries (De Prange) Halte Sint-Andrieskerk.

Procedures en voorwaarden voor inzagen en gebruik

De procedures en voorwaarden zijn beschreven in het leeszaalreglement dat gepubliceerd is op https://www.west-vlaanderen.be/over-west-vlaanderen/archief. De documenten worden uitsluitend in de leeszaal geraadpleegd onder toezicht van het archiefpersoneel.