Je kan een archief op verschillende niveaus beschrijven.
De meest gedetailleerde niveaus zijn: bestanddeel, stuk en nadere toegang.
Een bestanddeel: “Een geordende eenheid van documenten, bij elkaar gebracht omdat ze betrekking hebben op een zelfde onderwerp, activiteit of handeling”. Bijvoorbeeld: een dossier.
De stukken worden stuk per stuk beschreven en zijn opgedeeld in verschillende types, nl.:
- Afficheverzameling
- Compactdiscverzameling
- Filmverzameling
- Fotoverzameling
- Gedrukte collecties
- Gelegenheidsdrukwerk
- Audioverzameling
- Handbibliotheek
- Kaart- en planverzameling
- Voorwerpenverzameling
Nadere toegang: “Verzamelnaam voor alle hulpmiddelen waarmee een aantal gelijksoortige archiefbestanddelen worden ontsloten”. Bijvoorbeeld: akten, milieuvergunningen, bouwvergunningen, omgevingsvergunningen, sociale dossiers.